Офісний переїзд в Києві

Офісний переїзд у Києві для більшості компаній - це не просто зміна фізичної адреси. Це серйозний виклик для бізнесу, що вимагає грамотного і професійного підходу.

І у керівництва організації тут є вибір: або спробувати впоратися самотужки, ризикуючи занурити фірму в хаос на довгий час, або довіритися професіоналам, для яких організація таких заходів - це щоденна робота.

У яких випадках потрібен переїзд офісу з вантажниками?

Залучення професійних вантажників стає не просто бажаним, а абсолютно необхідним у таких випадках:

• Великий обсяг майна та обладнання. Співробітникам доведеться витрачати багато часу і сил на пакування, навантаження і розвантаження, відволікаючись від своїх прямих обов'язків. А це неминуче призведе до простоїв у роботі та фінансових втрат для компанії. Професійні ж вантажники впораються із завданням швидко й ефективно, забезпечивши дбайливе транспортування всього офісного майна.
• Наявність крихких і цінних предметів. Офісна техніка (комп'ютери, принтери, сервери), а також предмети інтер'єру (картини, вази, скульптури) потребують особливо дбайливого поводження під час перевезення. Найменший необережний рух може призвести до їх пошкодження. Професійні вантажники ж використовують спеціальні пакувальні матеріали, що забезпечує збереження навіть найкрихкіших предметів.
• Необхідність розбирання та збирання меблів. Найчастіше для транспортування шафи, столи і стелажі доводиться розбирати, а після прибуття на нове місце - збирати заново. Для людей без досвіду і набору інструментів це завдання може виявитися непосильним. Залучення ж досвідчених меблевих вантажників дасть змогу розв'язати проблему швидко і без зайвого клопоту.
• Стислі терміни. Якщо потрібно переїхати в найкоротші терміни (наприклад, через закінчення договору оренди), залучення допомоги професіоналів просто необхідне. Своїми силами співробітники навряд чи зможуть впоратися із завданням у відведений час, не кажучи вже про якість роботи. Офісний переїзд із вантажниками пройде швидко, якісно і без шкоди для робочого процесу.
• Складні умови. Якщо в старому або новому приміщенні немає ліфта, а сходові прольоти вкрай вузькі, самостійне вирішення проблеми може обернутися справжнім головним болем. Фахівці з транспортної компанії підберуть оптимальні маршрути і способи транспортування, щоб подолати всі труднощі безпечно і ефективно.

Замовити дзвінок

Які види офісного переїзду можна замовити?

Перед тим як замовити офісний переїзд, важливо визначитися з тим, скільки робочих місць Вам потрібно перевезти і з якою кількістю меблів і техніки доведеться працювати вантажникам.

Залежно від обсягів і складності завдань, переїзд офісу може бути:

• Малий. Якщо Ваша компанія складається з 2-3 співробітників, а кількість майна, що перевозиться, мінімальна, для транспортування буде цілком достатньо мікроавтобуса місткістю до 10 кубометрів і вантажопідйомністю 1-1,5 тонни. По суті, такий варіант мало відрізняється від звичайного переїзду квартири і може виявитися навіть простішим і дешевшим у виконанні.
• Стандартний. Підходить для компаній, де працює близько десяти осіб, а крім оргтехніки є офісні меблі та інші великогабаритні предмети. У цьому випадку без більш місткого транспортного засобу не обійтися. Оптимальним вибором стане Газель з довжиною борту в 4 метри. Таке авто розраховане приблизно на 2 тонни вантажу.
• Складний. Велика кількість столів, техніки та особистих речей працівників вимагатиме задіяти або великогабаритну вантажівку, або виконати перевезення в кілька етапів. В останньому випадку першу партію вантажу доставляють до нового офісу і починають розвантаження, тоді як інша частина бригади повертається за рештою майна.

Замовити дзвінок

Що важливо враховувати під час переїзду в новий офіс?

Переїзд офісу - складніший процес, порівняно з квартирним переїздом. Тут важливо враховувати деякі нюанси:

• Кожен день простою обходиться компанії в чималу суму: поки співробітники не можуть повноцінно працювати, бізнес зазнає збитків. Тому вкрай важливо організувати процес у такий спосіб, щоб мінімізувати час, що витрачається на пакування, транспортування і розстановку речей на новому місці.
• На відміну від квартирного переїзду, де основну цінність становлять меблі та особисті речі господарів, під час перевезення офісу особливу увагу потрібно приділити збереженню техніки. Комп'ютери, принтери та сервери - все це не тільки дорого коштує, а й містить важливу для бізнесу інформацію. Довірити це завдання краще професіоналам, які мають досвід роботи з подібним обладнанням.
• Як правило, найціннішу документацію компанії зберігають не в архіві, а в сейфі, що істотно ускладнює переїзд у новий офіс. У такому разі не обійтися без залучення такелажників для транспортування вогнетривкої шафи, а їхні послуги коштують дорожче.
• Під час переїзду офісу призначте відповідального співробітника куратором процесу, щоб він контролював пакування, маркування, розстановку на новому місці тощо. Складіть детальний план і чек-лист для кожного учасника процесу. Це допоможе уникнути хаосу і плутанини в найвідповідальніший момент.
• Не варто намагатися здійснити все за один день, особливо за великого обсягу майна. Це загрожує втратою або поломкою цінних речей, плутаниною і авралом. Краще розбити процес на кілька етапів і виділити на нього 2-3 дні. Заздалегідь підготуйте нове приміщення і продумайте схему розміщення. Так вантажникам буде простіше орієнтуватися на місці і швидше виконати свою роботу.
• Дізнайтеся, коли співробітники зможуть завершити поточні проєкти і звільніть їх від обов'язків мінімум на кілька днів. Адже в процесі навряд чи вдасться повноцінно працювати, а на новому місці напевно знадобиться час на облаштування та адаптацію. Якщо є можливість, краще запланувати захід на кінець робочого тижня або взагалі на вихідні дні.

Замовити дзвінок

Як підготуватися перш, ніж замовити послуги з переїзду офісу?

Щоб успішно підготуватися до переїзду в новий офіс, потрібно заздалегідь продумати і спланувати всі необхідні кроки. Ось кілька практичних порад, які допоможуть Вам організувати процес.

Для керівництва

1. Призначте відповідального. Виберіть людину з організаторськими здібностями, яка вміє планувати і контролювати виконання завдань. Вона координуватиме дії всіх співробітників, взаємодіятиме з мувінговою компанією і стежитиме за дотриманням термінів.
2. Складіть детальний план. Розподіліть обов'язки між співробітниками, враховуючи їхні навички та можливості. У плані обов'язково вкажіть терміни, які відводяться на пакування речей, дату і час навантаження, маршрут транспортування і порядок розпакування на новому місці. Час краще визначати із запасом, на випадок непередбачених обставин.
3. Заздалегідь складіть схему розміщення меблів для кожного приміщення. Додайте ці плани на дверях відповідних кабінетів або, якщо офіс має відкрите планування, на перегородках і стінах біля входу. Це допоможе співробітникам і вантажникам швидко зорієнтуватися на новому місці.
4. Присвойте кожному поверху або відділу свій колір, наприклад: 1 поверх (бухгалтерія) - червоний, 2 поверх (дирекція) - жовтий, 3 поверх (юридичний відділ) - зелений. Промаркуйте коробки та предмети меблів кольоровими стікерами згідно з цією схемою. Це значно спростить процес розвантаження і розстановки речей.
5. Кожен предмет, що підлягає перевезенню - від дрібної оргтехніки до великогабаритних меблів - має бути промаркований кольоровою наклейкою. Предмети без маркування краще не перевозити, щоб уникнути плутанини. На коробках наклейку має бути добре видно зверху або збоку.
6. Подбайте про мотивацію співробітників. Замовте для всіх учасників смачну піцу, влаштуйте невеликий корпоратив на новому місці. Це допоможе зняти напругу і перетворити рутинний процес переїзду на захопливу пригоду для всієї команди.

Для персоналу

1. Витягніть усі речі з шухляд столів, тумбочок, шаф. Розсортуйте їх на документи, канцелярію, особисті речі. Позбавтеся непотрібного мотлоху. Цінні особисті предмети краще на час переїзду забрати додому. Ключі від меблів залиште в замках.
2. Зберіть коробки, надані вантажниками. Вони зазвичай приходять у складеному вигляді. Під час складання великі клапани мають закривати малі і зверху, і знизу. Проклейте основний шов коробки скотчем уздовж великого клапана 3-4 рази. Не склеюйте клапани хрест-навхрест! Укладайте речі в коробку в такому порядку: спочатку документи, книжки та журнали, потім канцтовари та дрібні особисті речі.
3. Під час пакування техніки, обладнання, посуду або предметів декору зробіть на коробках позначки "Крихке" і "Обережно". Це вкаже вантажникам на те, що ці предмети вимагають особливо дбайливого поводження під час навантаження і транспортування.
4. Упакуйте документацію. Промаркуйте всі коробки з документами, щоб уникнути плутанини під час розпакування. Архів запакуйте окремо і складіть детальний опис.
5. Починайте збори заздалегідь, не відкладаючи все на останній день. Упаковуйте речі поступово, у міру можливості. В останню чергу збирайте те, що може знадобитися вам для роботи до самого переїзду.

Замовити дзвінок

Які послуги при офісному переїзді найбільш актуальні?

• Транспортування оргтехніки. Будь-яке пошкодження техніки може призвести до втрати важливих даних і зриву робочих процесів. Тому так важливо замовити переїзд офісу у професіоналів, які будуть використовувати бульбашкову плівку і коробки з амортизацією. Вони знають усі нюанси поводження з електронікою: від правильного вимкнення кабелів до фіксації крихких деталей.
• Розбирання та збирання меблів. Найчастіше їх неможливо перевезти в зібраному вигляді через їхні габарити або особливості конструкції. У таких випадках необхідний демонтаж перед доставкою і подальша збірка на новому місці. Ця робота вимагає спеціальних інструментів, навичок і часу, яких часто немає у співробітників компанії.
• Пакування та транспортування документів. Для будь-якої компанії документація - це безцінний актив, втрата або пошкодження якого може мати серйозні наслідки. Тому важливо забезпечити надійну систему пакування та маркування всіх папок і архівів. Фахівці мувінгової компанії підберуть оптимальний тип пакування (коробки зі щільного гофрокартону або водонепроникні контейнери), рівномірно розподілять вагу і забезпечать збереження документів під час навантаження і транспортування.
• Послуги професійних вантажників. У процесі потрібно буде перенести і завантажити чимало важких і громіздких предметів: від серверних шаф до диванів із зони відпочинку. Залучення досвідченої бригади вантажників, оснащених усім необхідним обладнанням (ременями, візками і підйомниками), дасть змогу провести ці роботи швидко, безпечно і без ризику для здоров'я ваших співробітників.
• Перевезення сейфів. Таке обладнання не тільки дуже важке, але й вимагає підвищених заходів безпеки під час транспортування. Спеціалізовані мувінгові компанії мають у своєму розпорядженні необхідну техніку і досвід для проведення подібних робіт, гарантуючи повну конфіденційність і збереження вмісту.
• Розстановка на новому місці. Недостатньо просто перевезти речі з пункту А в пункт Б - потрібно ще правильно організувати простір на новому місці. Маючи на руках план розташування меблів і устаткування, вантажники швидко й ефективно розподілять усі предмети по кабінетах і робочих місцях, позбавивши Вас необхідності пересувати тяжкості та підганяти конфігурацію під потреби кожного відділу.

Замовити дзвінок

Який автомобіль замовити для переїзду офісу?

Перший фактор, який слід враховувати, - це обсяг перевезених речей. Для невеликого офісу, де працює до 5 осіб, зазвичай достатньо вантажного буса. Такий транспорт здатний вмістити в себе меблі, оргтехніку та особисті речі співробітників, при цьому забезпечуючи потрібну маневреність в умовах міста.

Якщо ж Ваша компанія налічує до 13 робочих місць, то оптимальним вибором стане Газель (у стандартній комплектації довжина кузова такого авто - 4 метри, але є і моделі з подовженою базою, до 6 метрів). Цей автомобіль поєднує в собі хорошу вантажопідйомність і компактні габарити, що дає йому змогу без проблем пересуватися міськими вулицями і під'їжджати впритул до під'їздів та офісних центрів.

Для транспортування майна великого бізнесу, де працюють десятки співробітників, знадобиться вже повноцінний великовантаж. Тут ідеальним варіантом буде 5-тонник із просторим кузовом і гідробортом для зручного навантаження і вивантаження. За особливо великих обсягів можна використовувати одразу кілька машин або перевозити майно в кілька ходок.

Не менш важливо правильно розрахувати необхідну кількість вантажників. Для невеликого офісу зазвичай достатньо бригади з 2-4 осіб, для середнього - 4-6, а для великого може знадобитися 8 і більше робітників. Залучення достатньої кількості фахівців дасть змогу провести навантажувально-розвантажувальні роботи максимально швидко, щоб співробітники бізнесу одразу розпочали роботу на новому місці.

Замовити дзвінок

Як розраховується вартість офісного переїзду по Києву?

Формування ціни офісного переїзду по Києву залежить від таких чинників:

1. Кількість майна, що перевозиться. Що більше приміщення і що більше в ньому меблів і техніки, то більше часу і ресурсів знадобиться на їхнє пакування, навантаження, транспортування і розстановку на новому місці. При розрахунку вартості враховується не тільки кількість предметів, а й їхні габарити, вага і крихкість.
2. Відстань. Якщо йдеться про переїзд у межах одного району, витрати на транспорт будуть мінімальними. Але якщо необхідно перевезти майно з одного кінця Києва в інший, наприклад, з лівого берега на правий, то кілометраж може істотно збільшити вартість послуг. Під час розрахунку ціни враховується не тільки відстань, а й особливості маршруту, наявність пробок і необхідність проїзду через центр Києва.
3. Тип транспортного засобу. Невеликий маневрений мікроавтобус або Газель обійдеться значно дешевше, ніж погодинна оренда великотоннажної вантажівки.
4. Оплата праці вантажників. Вартість послуг вантажників залежить від їхньої кваліфікації, досвіду та спектра виконуваних робіт: просте навантаження і розвантаження обійдеться дешевше, ніж розбирання та збирання меблів або такелажні роботи. Крім того, тарифи можуть відрізнятися залежно від часу доби, дня тижня (будні або вихідні) і терміновості замовлення.
5. Додаткові витрати на пакування. Для забезпечення збереження техніки, документів та інших важливих речей необхідно використовувати спеціальні пакувальні матеріали. Замовнику доведеться оплатити не тільки роботу пакувальників, а й вартість самих витратних матеріалів - коробок, стрейча, повітряно-бульбашкової плівки, скотча, наповнювачів тощо.
6. Наявність вантажного ліфта. За його відсутності, вантажникам доведеться переносити майно сходами. За таку складну і трудомістку роботу зазвичай береться додаткова плата, яка розраховується виходячи з ваги і габаритів вантажу, а також кількості поверхів.
7. Такелажні роботи. Переміщення сейфів, банкоматів, виробничих верстатів та іншого масивного обладнання вимагає особливих навичок і використання спеціальної техніки, тому тарифікується окремо від звичайних вантажно-розвантажувальних робіт.

Замовити дзвінок