Офісний переїзд в Києві

Офісний переїзд у Києві для більшості компаній — це не просто зміна фізичної адреси. Це серйозний виклик для бізнесу, який вимагає грамотного та професійного підходу.

І керівництво організації тут має вибір: або спробувати впоратися своїми силами, ризикуючи занурити фірму в хаос на довгий час, або довіритися професіоналам, для яких організація таких заходів — це щоденна робота.

У яких випадках потрібний переїзд офісу з вантажниками?

Залучення професійних вантажників стає не просто бажаним, а абсолютно необхідним у таких випадках:

• Великий обсяг майна та обладнання. Співробітникам доведеться витрачати багато часу і сил на упаковку, навантаження та розвантаження, відволікаючись від своїх прямих обов'язків. А це неминуче призведе до простоїв у роботі та фінансових втрат для компанії. А професійні вантажники впораються із завданням швидко та ефективно, забезпечивши дбайливе транспортування всього офісного майна.
• Наявність крихких та цінних предметів. Офісна техніка (комп'ютери, принтери, сервери) і предмети інтер'єру (картини, вази, скульптури) вимагають особливо дбайливого звернення під час перевезення. Найменший необережний рух може призвести до пошкодження. Професійні вантажники використовують спеціальні пакувальні матеріали, що забезпечує збереження навіть найтендітніших предметів.
• Необхідність розбирання та збирання меблів. Найчастіше для транспортування шафи, столи та стелажі доводиться розбирати, а після прибуття на нове місце збирати заново. Для людей без досвіду та набору інструментів це завдання може виявитися непосильним. Залучення ж досвідчених меблевих вантажників дозволить вирішити проблему швидко і без зайвого клопоту.
• Стислий термін. Якщо потрібно переїхати в найкоротший термін (наприклад, через закінчення договору оренди), залучення допомоги професіоналів просто необхідне. Своїми силами співробітники навряд чи зможуть впоратися із завданням у відведений час, не кажучи вже про якість роботи. Офісний переїзд із вантажниками пройде швидко, якісно та без шкоди для робочого процесу.
• Складні умови. Якщо у старому чи новому приміщенні немає ліфта, а сходові прольоти вкрай вузькі, самостійне вирішення проблеми може обернутися справжнім головним болем. Фахівці з транспортної компанії підберуть оптимальні маршрути та способи транспортування, щоб подолати всі труднощі безпечно та ефективно.

Які види офісного переїзду можна замовити?

Перед тим як замовити офісний переїзд, важливо визначитися з тим, скільки робочих місць Вам потрібно перевезти і з якою кількістю меблів та техніки доведеться працювати вантажникам.

Залежно від обсягів та складності завдань, переїзд офісу може бути:

• Малий. Якщо Ваша компанія складається з 2-3 співробітників, а кількість майна, що перевозиться мінімально, для транспортування буде цілком достатньо мікроавтобуса місткістю до 10 кубометрів і вантажопідйомністю 1-1,5 тонни. По суті, такий варіант мало відрізняється від звичайного переїзду квартири і може виявитися навіть простіше і дешевше у виконанні.
• Стандартний. Підходить для компаній, де працює близько десяти осіб, а крім оргтехніки є офісні меблі та інші великогабаритні предмети. І тут без більш місткого транспортного засобу не обійтися. Оптимальним вибором стане Газель із довжиною борту 4 метри. Таке авто розраховане приблизно на 2 тонни вантажу.
• Складний. Велика кількість столів, техніки та особистих речей працівників вимагатиме задіяти або великогабаритну вантажівку, або виконати перевезення в кілька етапів. В останньому випадку першу партію вантажу доставляють в новий офіс і починають розвантаження, в той час як інша частина бригади повертається за майном, що залишилося.

Що важливо враховувати при переїзді до нового офісу?

Переїзд офісу — складніший процес порівняно з квартирним переїздом. Тут важливо зважати на деякі нюанси:

• Щодня простою обходиться компанії в чималу суму: поки співробітники не можуть повноцінно працювати, бізнес зазнає збитків. Тому дуже важливо організувати процес таким чином, щоб мінімізувати час, що витрачається на упаковку, транспортування та розміщення речей на новому місці.
• На відміну від квартирного переїзду, де основну цінність представляють меблі та особисті речі господарів, при перевезенні офісу особливу увагу потрібно приділити безпеці техніки. Комп'ютери, принтери та сервери - все це не тільки дорого коштує, а й містить важливу для бізнесу інформацію. Довірити це завдання краще професіоналам, які мають досвід роботи з подібним обладнанням.
• Як правило, найбільш цінну документацію компанії зберігають не в архіві, а в сейфі, що суттєво ускладнює переїзд до нового офісу. У такому випадку не обійтися без залучення такелажників для транспортування шафи, що не згорає, а їхні послуги коштують дорожче.
• При переїзді офісу призначте відповідального співробітника куратором процесу, щоб контролювати упаковку, маркування, розстановку на новому місці і т.д. Складіть докладний план та чек-лист для кожного учасника процесу. Це допоможе уникнути хаосу і плутанини в найвідповідальніший момент.
• Не варто намагатися здійснити все за один день, особливо за великого обсягу майна. Це загрожує втратою або поломкою цінних речей, плутаниною та авралом. Краще розбити процес на кілька етапів та виділити на нього 2-3 дні. Заздалегідь підготуйте нове приміщення та продумайте схему розміщення. Так вантажникам буде простіше орієнтуватися на місці та швидше виконати свою роботу.
• Дізнайтеся, коли співробітники зможуть завершити поточні проекти та звільніть їх від обов'язків щонайменше на пару днів. Адже в процесі навряд чи вдасться повноцінно працювати, а на новому місці, напевно, потрібен час на облаштування та адаптацію. Якщо є можливість, краще запланувати захід на кінець робочого тижня або взагалі на вихідні.

Як підготуватися перед тим, як замовити послуги з переїзду офісу?

1. Призначте відповідального. Виберіть людину з організаторськими здібностями, яка вміє планувати та контролювати виконання завдань. Він координуватиме дії всіх співробітників, взаємодіятиме з мувінговою компанією та стежитиме за дотриманням термінів.
2. Складіть детальний план. Розподіліть обов'язки між співробітниками, враховуючи їхні навички та можливості. У плані обов'язково вкажіть терміни, що відводяться на пакування речей, дату та час навантаження, маршрут транспортування та порядок розпакування на новому місці. Час краще визначати із запасом на випадок непередбачених обставин.
3. Запакуйте документацію заздалегідь. Промаркуйте всі коробки з документами, щоб уникнути плутанини під час розпакування. Архів запакуйте окремо та складіть докладний опис.
4. Підготуйте оргтехніку. Перед тим, як замовити послуги з переїзду офісу, від'єднайте всі комп'ютери, принтери та сканери від живлення та від'єднайте кабелі. Упакуйте техніку в коробки, на яких напишіть попередження для вантажників («крихке», «не кантувати» тощо). Для транспортування моніторів та іншої техніки з екраном використовуйте повітряно-пухирчасту плівку або спеціальні контейнери.
5. Подбайте про мотивацію співробітників. Замовте для всіх учасників смачну піцу, влаштуйте невеликий корпоратив на новому місці. Це допоможе зняти напругу та перетворити рутинний процес переїзду на захоплюючу пригоду для всієї команди.

Які послуги при офісному переїзді є найбільш актуальними?

• Транспортування оргтехніки. Будь-яке пошкодження техніки може призвести до втрати важливих даних та зриву робочих процесів. Тому так важливо замовити переїзд офісу у професіоналів, які використовуватимуть пухирчасту плівку та коробки з амортизацією. Вони знають усі нюанси поводження з електронікою: від правильного відключення кабелів до фіксації крихких деталей.
• Розбирання та збирання меблів. Найчастіше її неможливо перевезти у зібраному вигляді через її габарити чи особливості конструкції. У таких випадках необхідний демонтаж перед доставкою та подальше складання на новому місці. Ця робота вимагає спеціальних інструментів, навичок та часу, яких часто немає у співробітників компанії.
• Упаковка та транспортування документів. Для будь-якої компанії документація – це безцінний актив, втрата чи пошкодження якого може мати серйозні наслідки. Тому важливо забезпечити надійну систему пакування та маркування всіх папок та архівів. Фахівці мувінгової компанії підберуть оптимальний тип упаковки (коробки із щільного гофрокартону або водонепроникні контейнери), рівномірно розподілять вагу та забезпечать збереження документів під час навантаження та транспортування.
• Послуги професійних вантажників. У процесі потрібно буде перенести і завантажити чимало важких та громіздких предметів: від серверних шаф до диванів із відпочинку. Залучення досвідченої бригади вантажників, оснащених усім необхідним обладнанням (ременями, візками та підйомниками), дозволить провести ці роботи швидко, безпечно і без ризику для здоров'я ваших співробітників.
• Перевезення сейфів. Таке обладнання не тільки дуже важке, а й потребує підвищених заходів безпеки під час транспортування. Спеціалізовані мувінгові компанії мають необхідну техніку та досвід для проведення подібних робіт, гарантуючи повну конфіденційність та збереження вмісту.
• Розташування на новому місці. Недостатньо просто перевезти речі з пункту А до пункту Б — потрібно ще правильно організувати простір на новому місці. Маючи на руках план розташування меблів та обладнання, вантажники швидко та ефективно розподілять усі предмети по кабінетах та робочих місцях, позбавивши Вас необхідності пересувати тяжкості та підганяти конфігурацію під потреби кожного відділу.

Який автомобіль замовити для переїзду офісу?

Перший фактор, який слід враховувати, — це обсяг речей, що перевозяться. Для невеликого офісу, де працює до 5 осіб, зазвичай достатньо вантажного намиста. Такий транспорт здатний вмістити в себе меблі, оргтехніку та особисті речі співробітників, забезпечуючи потрібну маневреність в умовах міста.

Якщо Ваша компанія налічує до 13 робочих місць, то оптимальним вибором стане Газель (у стандартній комплектації довжина кузова такого авто — 4 метри, але є й моделі з подовженою базою, до 6 метрів). Цей автомобіль поєднує в собі гарну вантажопідйомність та компактні габарити, що дозволяє йому без проблем пересуватися міськими вулицями та під'їжджати впритул до під'їздів та офісних центрів.

Для транспортування майна великого бізнесу, де трудяться десятки співробітників, знадобиться вже повноцінний великовантаж. Тут ідеальним варіантом буде 5-тонник з просторим кузовом та гідробортом для зручного навантаження та вивантаження. При особливо великих обсягах можна використовувати відразу кілька машин або перевозити майно в кілька ходок.

Не менш важливо правильно розрахувати необхідну кількість вантажників. Для невеликого офісу зазвичай достатньо бригади з 2-4 осіб, для середнього - 4-6, а для великого може знадобитися 8 і більше робітників. Залучення достатньої кількості фахівців дозволить провести вантажно-розвантажувальні роботи максимально швидко, щоб співробітники бізнесу одразу розпочали роботу на новому місці.

Як розраховується вартість офісного переїзду Києвом?

Формування ціни офісного переїзду по Києву залежить від таких факторів:

1. Кількість майна, що перевозиться. Чим більше приміщення і чим більше в ньому меблів і техніки, тим більше часу та ресурсів знадобиться на їхнє пакування, навантаження, транспортування та розміщення на новому місці. При розрахунку вартості враховується не лише кількість предметів, а й їх габарити, вага та крихкість.
2. Відстань. Якщо йдеться про переїзд у межах одного району, витрати на транспорт будуть мінімальними. Але якщо необхідно перевезти майно з одного кінця Києва до іншого, наприклад, з лівого берега на правий, то кілометраж може суттєво збільшити вартість послуг. При розрахунку ціни враховується не лише відстань, а й особливості маршруту, наявність пробок та необхідність проїзду через центр Києва.
3. Тип транспортного засобу. Невеликий маневрений мікроавтобус або Газель обійдеться значно дешевше, ніж погодинна оренда великотоннажної вантажівки.
4. Оплата праці вантажників. Вартість послуг вантажників залежить від їх кваліфікації, досвіду та спектру виконуваних робіт: просте навантаження та розвантаження обійдеться дешевше, ніж розбирання та збирання меблів або такелажні роботи. Крім того, тарифи можуть різнитися в залежності від часу доби, дня тижня (будні або вихідні) та терміновості замовлення.
5. Додаткові витрати на упаковку. Для забезпечення безпеки техніки, документів та інших важливих речей необхідно використовувати спеціальні пакувальні матеріали. Замовнику доведеться сплатити не лише роботу пакувальників, а й вартість самих витратних матеріалів — коробок, стрейчу, повітряно-бульбашкової плівки, скотчу, наповнювачів тощо.
6. Наявність вантажного ліфта. За його відсутності, вантажникам доведеться переносити майно сходами. За таку складну та трудомістку роботу зазвичай береться додаткова плата, яка розраховується виходячи з ваги та габаритів вантажу, а також кількості поверхів.
7. Такелажні роботи. Переміщення сейфів, банкоматів, виробничих верстатів та іншого масивного обладнання потребує особливих навичок та використання спеціальної техніки, тому тарифікується окремо від звичайних вантажно-розвантажувальних робіт.