Офисный переезд в Киеве

Офисный переезд в Киеве для большинства компаний — это не просто смена физического адреса. Это серьезный вызов для бизнеса, требующий грамотного и профессионального подхода.

И у руководства организации тут есть выбор: либо попытаться справиться своими силами, рискуя погрузить фирму в хаос на долгое время, либо довериться профессионалам, для которых организация таких мероприятий — это ежедневная работа.

В каких случаях нужен переезд офиса с грузчиками?

Привлечение профессиональных грузчиков становится не просто желательным, а абсолютно необходимым в следующих случаях:

• Большой объем имущества и оборудования. Сотрудникам придется тратить массу времени и сил на упаковку, погрузку и разгрузку, отвлекаясь от своих прямых обязанностей. А это неизбежно приведет к простоям в работе и финансовым потерям для компании. Профессиональные же грузчики справятся с задачей быстро и эффективно, обеспечив бережную транспортировку всего офисного имущества.
• Наличие хрупких и ценных предметов. Офисная техника (компьютеры, принтеры, серверы) а также предметы интерьера (картины, вазы, скульптуры) требуют особенно бережного обращения при перевозке. Малейшее неосторожное движение может привести к их повреждению. Профессиональные грузчики же используют специальные упаковочные материалы, что обеспечивает сохранность даже самых хрупких предметов.
• Необходимость разборки и сборки мебели. Зачастую для транспортировки шкафы, столы и стеллажи приходится разбирать, а по прибытии на новое место — собирать заново. Для людей без опыта и набора инструментов эта задача может оказаться непосильной. Привлечение же опытных мебельных грузчиков, позволит решить проблему быстро и без лишних хлопот.
• Сжатые сроки. Если нужно переехать в кратчайшие сроки (например, из-за окончания договора аренды), привлечение помощи профессионалов просто необходимо. Своими силами сотрудники вряд ли смогут справиться с задачей в отведенное время, не говоря уже о качестве работы. Офисный переезд с грузчиками пройдет быстро, качественно и без ущерба для рабочего процесса.
• Сложные условия. Если в старом или новом помещении нет лифта, а лестничные пролеты крайне узкие, самостоятельное решение проблемы может обернуться настоящей головной болью. Специалисты из транспортной компании подберут оптимальные маршруты и способы транспортировки, чтобы преодолеть все трудности безопасно и эффективно.

Какие виды офисного переезда можно заказать?

Перед тем как заказать офисный переезд, важно определиться с тем, сколько рабочих мест Вам нужно перевезти и с каким количеством мебели и техники придется работать грузчикам.

В зависимости от объемов и сложности задач, переезд офиса может быть:

• Малый. Если Ваша компания состоит из 2-3 сотрудников, а количество перевозимого имущества минимально, для транспортировки будет вполне достаточно микроавтобуса вместимостью до 10 кубометров и грузоподъемностью 1-1,5 тонны. По сути, такой вариант мало отличается от обычного переезда квартиры и может оказаться даже проще и дешевле в исполнении.
• Стандартный. Подходит для компаний, где работает около десяти человек, а помимо оргтехники имеется офисная мебель и другие крупногабаритные предметы. В этом случае без более вместительного транспортного средства не обойтись. Оптимальным выбором станет Газель с длиной борта в 4 метра. Такое авто рассчитано примерно на 2 тонны груза.
• Сложный. Большое количество столов, техники и личных вещей работников потребует задействовать либо крупногабаритный грузовик, либо выполнить перевозку в несколько этапов. В последнем случае первую партию груза доставляют в новый офис и начинают разгрузку, в то время как другая часть бригады возвращается за оставшимся имуществом.

Что важно учитывать при переезде в новый офис?

Переезд офиса — более сложный процесс, по сравнению с квартирным переездом. Здесь важно учитывать некоторые нюансы:

• Каждый день простоя обходится компании в немалую сумму: пока сотрудники не могут полноценно работать, бизнес несет убытки. Поэтому крайне важно организовать процесс таким образом, чтобы минимизировать время, затрачиваемое на упаковку, транспортировку и расстановку вещей на новом месте.
• В отличие от квартирного переезда, где основную ценность представляет мебель и личные вещи хозяев, при перевозке офиса особое внимание нужно уделить сохранности техники. Компьютеры, принтеры и серверы — все это не только дорого стоит, но и содержит важную для бизнеса информацию. Доверить эту задачу лучше профессионалам, которые имеют опыт работы с подобным оборудованием.
• Как правило, наиболее ценную документацию компании хранят не в архиве, а в сейфе, что существенно усложняет переезд в новый офис. В таком случае не обойтись без привлечения такелажников для транспортировки несгораемого шкафа, а их услуги стоят дороже.
• При переезде офиса назначьте ответственного сотрудника куратором процесса, чтобы от контролировал упаковку, маркировку, расстановку на новом месте и т.д. Составьте подробный план и чек-лист для каждого участника процесса. Это поможет избежать хаоса и неразберихи в самый ответственный момент.
• Не стоит пытаться осуществить всё за один день, особенно при большом объеме имущества. Это чревато потерей или поломкой ценных вещей, путаницей и авралом. Лучше разбить процесс на несколько этапов и выделить на него 2-3 дня. Заранее подготовьте новое помещение и продумайте схему расстановки. Так грузчикам будет проще ориентироваться на месте и быстрее выполнить свою работу.
• Узнайте, когда сотрудники смогут завершить текущие проекты и освободите их от обязанностей минимум на пару дней. Ведь в процессе вряд ли удастся полноценно работать, а на новом месте наверняка потребуется время на обустройство и адаптацию. Если есть возможность, лучше запланировать мероприятие на конец рабочей недели или вообще на выходные дни.

Как подготовиться прежде, чем заказать услуги по переезду офиса?

Чтобы успешно подготовиться к переезду в новый офис, нужно заранее продумать и спланировать все необходимые шаги. Вот несколько практических советов, которые помогут Вам организовать процесс.

Для руководства

1. Назначьте ответственного. Выберите человека с организаторскими способностями, умеющего планировать и контролировать выполнение задач. Он будет координировать действия всех сотрудников, взаимодействовать с мувинговой компанией и следить за соблюдением сроков.
2. Составьте подробный план. Распределите обязанности между сотрудниками, учитывая их навыки и возможности. В плане обязательно укажите сроки, которые отводятся на упаковку вещей, дату и время погрузки, маршрут транспортировки и порядок распаковки на новом месте. Время лучше определять с запасом, на случай непредвиденных обстоятельств.
3. Заранее составьте схему расстановки мебели для каждого помещения. Разместите эти планы на дверях соответствующих кабинетов или, если офис имеет открытую планировку, на перегородках и стенах у входа. Это поможет сотрудникам и грузчикам быстро сориентироваться на новом месте.
4. Присвойте каждому этажу или отделу свой цвет, например: 1 этаж (бухгалтерия) — красный, 2 этаж (дирекция) — желтый, 3 этаж (юридический отдел) — зеленый. Промаркируйте коробки и предметы мебели цветными стикерами согласно этой схеме. Это значительно упростит процесс разгрузки и расстановки вещей.
5. Каждый предмет, подлежащий перевозке — от мелкой оргтехники до крупногабаритной мебели — должен быть промаркирован цветной наклейкой. Предметы без маркировки лучше не перевозить во избежание путаницы. На коробках наклейка должна быть хорошо видна сверху или сбоку.
6. Позаботьтесь о мотивации сотрудников. Закажите для всех участников вкусную пиццу, устройте небольшой корпоратив на новом месте. Это поможет снять напряжение и превратить рутинный процесс переезда в увлекательное приключение для всей команды.

Для персонала

1. Извлеките все вещи из ящиков столов, тумбочек, шкафов. Рассортируйте их на документы, канцелярию, личные вещи. Избавьтесь от ненужного хлама. Ценные личные предметы лучше на время переезда забрать домой. Ключи от мебели оставьте в замках.
2. Соберите коробки, предоставленные грузчиками. Они обычно приходят в сложенном виде. При сборке большие клапаны должны закрывать малые и сверху, и снизу. Проклейте основной шов коробки скотчем вдоль большого клапана 3-4 раза. Не склеивайте клапаны крест-накрест! Укладывайте вещи в коробку в таком порядке: сначала документы, книги и журналы, затем канцтовары и мелкие личные вещи.
3. При упаковке техники, оборудования, посуды или предметов декора сделайте на коробках пометки «Хрупкое» и «Осторожно». Это укажет грузчикам на то, что данные предметы требуют особо бережного обращения при погрузке и транспортировке.
4. Упакуйте документацию. Промаркируйте все коробки с документами, чтобы избежать путаницы при распаковке. Архив запакуйте отдельно и составьте подробную опись.
5. Начинайте сборы заранее, не откладывая всё на последний день. Упаковывайте вещи постепенно, по мере возможности. В последнюю очередь собирайте то, что может понадобиться Вам для работы до самого переезда.

Какие услуги при офисном переезде наиболее актуальны?

• Транспортировка оргтехники. Любое повреждение техники может привести к потере важных данных и срыву рабочих процессов. Поэтому так важно заказать переезд офиса у профессионалов, которые будут использовать пузырчатую пленку и коробки с амортизацией. Они знают все нюансы обращения с электроникой: от правильного отключения кабелей до фиксации хрупких деталей.
• Разборка и сборка мебели. Зачастую ее невозможно перевезти в собранном виде из-за её габаритов или особенностей конструкции. В таких случаях необходим демонтаж перед доставкой и последующая сборка на новом месте. Эта работа требует специальных инструментов, навыков и времени, которых часто нет у сотрудников компании.
• Упаковка и транспортировка документов. Для любой компании документация — это бесценный актив, потеря или повреждение которого может иметь серьезные последствия. Поэтому важно обеспечить надежную систему упаковки и маркировки всех папок и архивов. Специалисты мувинговой компании подберут оптимальный тип упаковки (коробки из плотного гофрокартона или водонепроницаемые контейнеры), равномерно распределят вес и обеспечат сохранность документов при погрузке и транспортировке.
• Услуги профессиональных грузчиков. В процессе нужно будет перенести и погрузить немало тяжелых и громоздких предметов: от серверных шкафов до диванов из зоны отдыха. Привлечение опытной бригады грузчиков, оснащенных всем необходимым оборудованием (ремнями, тележками и подъемниками), позволит провести эти работы быстро, безопасно и без риска для здоровья ваших сотрудников.
• Перевозка сейфов. Такое оборудование не только очень тяжелое, но и требует повышенных мер безопасности при транспортировке. Специализированные мувинговые компании располагают необходимой техникой и опытом для проведения подобных работ, гарантируя полную конфиденциальность и сохранность содержимого.
• Расстановка на новом месте. Недостаточно просто перевезти вещи из пункта А в пункт Б — нужно еще правильно организовать пространство на новом месте. Имея на руках план расположения мебели и оборудования, грузчики быстро и эффективно распределят все предметы по кабинетам и рабочим местам, избавив Вас от необходимости передвигать тяжести и подгонять конфигурацию под нужды каждого отдела.

Какой автомобиль заказать для переезда офиса?

Первый фактор, который следует учитывать — это объем перевозимых вещей. Для небольшого офиса, где работает до 5 человек, обычно достаточно грузового буса. Такой транспорт способен вместить в себя мебель, оргтехнику и личные вещи сотрудников, при этом обеспечивая нужную маневренность в условиях города.

Если же Ваша компания насчитывает до 13 рабочих мест, то оптимальным выбором станет Газель (в стандартной комплектации длина кузова такого авто — 4 метра, но есть и модели с удлиненной базой, до 6 метров). Этот автомобиль сочетает в себе хорошую грузоподъемность и компактные габариты, что позволяет ему без проблем передвигаться по городским улицам и подъезжать вплотную к подъездам и офисным центрам.

Для транспортировки имущества крупного бизнеса, где трудятся десятки сотрудников, потребуется уже полноценный большегруз. Здесь идеальным вариантом будет 5-тонник с просторным кузовом и гидробортом для удобной погрузки и выгрузки. При особенно больших объемах можно использовать сразу нескольких машин или перевозить имущество в несколько ходок.

Не менее важно правильно рассчитать необходимое количество грузчиков. Для небольшого офиса обычно достаточно бригады из 2-4 человек, для среднего — 4-6, а для крупного может потребоваться 8 и более рабочих. Привлечение достаточного числа специалистов позволит провести погрузочно-разгрузочные работы максимально быстро, чтобы сотрудники бизнеса сразу приступили к работе на новом месте.

Как рассчитывается стоимость офисного переезда по Киеву?

Формирование цены офисного переезда по Киеву зависит от следующих факторов:

1. Количество перевозимого имущества. Чем больше помещение и чем больше в нем мебели и техники, тем больше времени и ресурсов потребуется на их упаковку, погрузку, транспортировку и расстановку на новом месте. При расчете стоимости учитывается не только количество предметов, но и их габариты, вес и хрупкость.
2. Расстояние. Если речь идет о переезде в пределах одного района, затраты на транспорт будут минимальными. Но если необходимо перевезти имущество из одного конца Киева в другой, например, с левого берега на правый, то километраж может существенно увеличить стоимость услуг. При расчете цены учитывается не только расстояние, но и особенности маршрута, наличие пробок и необходимость проезда через центр Киева.
3. Тип транспортного средства. Небольшой маневренный микроавтобус или Газель обойдется значительно дешевле, чем почасовая аренда крупнотоннажного грузовика.
4. Оплата труда грузчиков. Стоимость услуг грузчиков зависит от их квалификации, опыта и спектра выполняемых работ: простая погрузка и разгрузка обойдется дешевле, чем разборка и сборка мебели или такелажные работы. Кроме того, тарифы могут различаться в зависимости от времени суток, дня недели (будни или выходные) и срочности заказа.
5. Дополнительные затраты на упаковку. Для обеспечения сохранности техники, документов и других важных вещей необходимо использовать специальные упаковочные материалы. Заказчику придется оплатить не только работу упаковщиков, но и стоимость самих расходных материалов — коробок, стрейча, воздушно-пузырчатой пленки, скотча, наполнителей и т.д.
6. Наличие грузового лифта. При его отсутствии, грузчикам придется переносить имущество по лестницам. За такую сложную и трудоемкую работу обычно берется дополнительная плата, которая рассчитывается исходя из веса и габаритов груза, а также количества этажей.
7. Такелажные работы. Перемещение сейфов, банкоматов, производственных станков и другого массивного оборудования требует особых навыков и использования специальной техники, поэтому тарифицируется отдельно от обычных погрузочно-разгрузочных работ.